כתבתם נהלים ולא בניתם תוכנית להפצה והטמעה שלהם – כאילו לא כתבתם.
הטמעת נהלים היא אתגר והיא מהווה חלק בלתי נפרד מכתיבת/עדכון הנוהל עצמו. שיטת ההטמעה תלויה כמובן בסוג הארגון, הענף המקצועי אליו הוא שייך, התרבות הארגונים וכיוצ’, כך למשל בצבא ינקטו דרכי אכיפה (כתלות לתדירות התחלופה) ובארגון ממשלתי שיטות הנחייה ותועלת למשתמש (בעיקר מדובר בשיטות עבודה ותיקות שהפכו להרגלים).
קצרה היריעה מלהכיל את כל השיטות להטמעת נהלים בארגונים ומיותר לציין שכל יום אנחנו לומדים על עוד שיטה/טכניקה מעניינת, אולם ניתן בהחלט לרשום מספר כותרות, מכאן אפשר להתחיל:

נאמני נהלים

גבש ומנה קבוצת “נאמני נהלים”, הכשר מקצועית קבוצה זו והגדר בצורה מדוייקת את תפקידם. אלו השגרירים בשטח, הם מכירים הכי טוב את המחלקה/אגף שלהם ויוכלו למצוא את הדרכים האפקטיביות ביותר לעדכון, הפצה והטמעה של נהלים.

מתג את המסר

חשוב על הטכנולוגיה, על המדיה, על השפה הארגונית, ובעיקר על תהליכים ארגוניים שמותגו בצורה אפקטיבית והצליחו.

קואליציות להטמעה

גבש קבוצה דומיננטית התומכת בשינוי ונרתמת להובלתו, תוך רמה גבוהה של מחויבות לארגון ולמטרותיו. בקבוצה זו יש לשלב את כל דרגי החברה מראשון ועד אחרון, על מנת שאלו יזהו את קהל המתנגדים ויהווה מעגלי השפעה להטמעה.

טכנולוגיה

בחן האם קיימות בארגון יכולות טכנולוגיות שעשויות לתמוך או להקשות על תהליך הטמעת הנהלים. אם בארגון למעלה מ- 100 נהלים ואין טכנולוגיה המאפשרת חיפוש כגון: פורטל ארגוני, זה אומר שכל הנהלים נמצאים בכונן רשת – וזה אומר שהם במחסן, ולמחסן אנחנו אף פעם לא מגיעים, עלינו להוציא אותם משם, יש כיום תוכנות זולות מאד שנותנות פתרונות ששווים כל שקל שהושקע.

תגמול ואכיפה

בניית מערכת משולבת של תגמול לעובדים ולמנהלים על הטמעה ויישום תהליכים חדשים – רצוי להגביל בזמן לתקופת ההטמעה, חשוב להגדיר מדדים ולנסח כללים לתהליך זה.

עידוד יצירתיות

תחרותיות והישגיות ברמה אישית וארגונית למשל שינוי גישה של “אי אפשר!” ל-”איך אפשר?”

אירוע התנעה

בקרב כל עובדי הארגון כולל הקואליציות החיצוניות, בהובלת המנכ”ל/הנהלת החברה, למשל: “שנת 2021 תהיה – שנת הנהלים”

שלבים

דרגו את הטמעת התהליך על פי שלבים, טבע האדם הוא סתגלני. קל יותר להטמיע שינויים קטנים בהרגלים מאשר שינוי מהפכני.

יועצים

מה שרואים מכאן לא רואים משם, השתמשו ביועצים המתמחים בתחום, יש להם ניסיון והכלים, יכולת התמודדות עם המתנגדים, והכי חשוב שי להם אינטרס להצליח.

Benchmark

צאו ללמוד איך ארגונים אחרים עשו זאת, הם היו שם בדיוק באותם צמתים יש להם את הניסיון ואפשר לחסוך כמה אתגרים מיותרים בתהליך.

עיקרון הגם וגם

וכמו תמיד, הכי אפקטיבי יהיה כנראה – העיקרון הגם וגם המשלב מספר דרכים ושיטות מאלו הרשומים כאן ועוד.
בהצלחה.

נכתב ע”י: ליאת מילוא

רוצה לקרוא מאמר נוסף בנושא נהלים לשיפור תהליכים? לחץ כאן