הוראה שתוקפה הוגבל בזמן מראש, להבדיל מנהלים והוראות עבודה להם אין “פג תוקף”, הוראת שעה עומדת בתוקף מוגדר בזמן.

מה קורה כשהמציאות משתנה לנו במהירות שלא צפינו אותה (או שחשבנו שאפשרית רק בסרטי מדע בדיוני או בטבלאות ניהול סיכונים)?
מה קורה לתהליכי העבודה שלנו בארגון, אשר צריכים להשתנות יחד עם המציאות – ובמהירות בלתי נתפסת?

במקרים אלו נדרש תהליך עבודה מזורז לאישור והפצת מסמכים מתועדים, אשר יהיה אחראי מספיק כדי שלא יגרור אי ודאות, פוטנציאל לנזק ו/או אובדן ידע

מהו התהליך המזורז ?

ארגונים רבים נוהגים להגדיר תהליך עבודה להתנהלות בממצבים הדורשים מהירות תגובה.
המידע הנכתב כולל תהליכים ספציפיים לסוגיה נקודתית (מבלי לשנות את הנורמה הכללית) כמו למשל: מצב החירום או שינוי מקומי זמני מתוקף נסיבות.

טיוטא של מסמכים אלו תועבר לאישור בסבב מקוצר של חתימות (פחות בעלי תפקידים יהיו מעורבים בסבב זה) ולאחריו הפצה מהירה לארגון כולו או לבעלי תפקידים רלוונטיים.

תוצרי תהליך זה הינם הוראות שעה, “דגשים למצב X” או חריגות מתוכננות (יש המכנים אותם Deviation Authorization או בקיצור – DA).

הגבלת תוקף המסמך

מסמכים אלו יש להגביל בזמן, הנחת העבודה הינה שבמהלך השנה/שנתיים זה ההוראה מופעלת, ניתן להפוך אותה לנוהל ולהעביר בסבב אישורים המקובל בחברה.

דוגמאות:

• “חריגה מתוכננת” מהוראות ייצור או מתנאי סביבה מותרים לביצוע משימה עשויות להיות מוגבלות לאצווה הבאה או לחודש הקרוב בלבד.
• החל מתאריך X ועד להודעה הבאה, נדרשים העובדים לשמור על מרחק של 2 מטרים זה מזה.
• אריזת המוצר YX תעשה תחת המנדף בחדר האריזה ולא בחדר הנקי. הוראה זו תקפה עבור אצוות 230920- 280920 בלבד.
• בשל מזג אוויר קיצוני, העובדים במחלקות C, D, E נדרשים להגיע לאתר הייצור בכרמיאל בלבד (ולא לאתר בירושלים).

ממה להיזהר?

כמו תמיד, כשנותנים לאדם “כפתור אדום” שעליו אפשר ללחוץ כדי לקצר תהליכים, הוא ינסה ללחוץ עליו. וכאן נכנסים לתמונה אנשי האיכות, תפקידכם להיות החסם בין יוזם הוראת השעה החרוץ לתהליך המקוצר. לפיכך:

1. תהיו אתם אלו שיגדירו האם תהליכים או דרישות מסוימות דורשות כתיבת נוהל מסודר או הוראת שעה מקוצרת. אל תהיו עם אצבע קלה על ההדק!
2. תמדדו את כמות הוראות השעה שיצאו בארגון והציגו מדד זה בישיבות הנהלה. תשאפו למספר קטן ככל האפשר של הוראות שעה. אולי אפילו תציבו יעד לנושא…
3. תקפידו לתחום את הוראות השעה לזמן קצר ואל תאפשרו להאריכה (טוב, אולי רק הארכה אחת. אבל זהו!).

כל זאת כדי שבעל התהליך יתהה פעמיים אם עדיף לו לכתוב הוראת שעה לטווח קצר או פשוט ללכת את הדרך הארוכה – אבל הבטוחה – בכתיבת נוהל “שיישאר לתמיד”.

נכתב ע”י נופר מצויינים וליאת מילוא

למאמרים נוספים בתחום נהלים לשיפור תהליכים ללחוץ כאן