מודלים של  ניהול המשכיות עסקית זכו להתעניינות גוברת בעקבות אירועי ה-9/11 כאשר המציאות הוכיחה שגם הבלתי צפוי יכול להתרחש. תוצאות הפיגוע במרכז העסקים של ארה"ב העמידו בסכנה אמיתית את היכולת של הכלכלה האמריקאית (וכמשתמע את היכולת של הכלכלה הגלובלית) לתפקד.

אלא שלא צריך ללכת רחוק, גם אירועים מוגבלים יותר יכולים לגרום לארגון לאבד את יכולתו לפעול ואפילו להמשיך להתקיים; אירועים כמו התקפת האקרים, אובדן של מספר עובדים במשרות מפתח, שביתה מתמשכת אצל נותני שירות וכד'.

אז כיצד מתכוננים לבלתי צפוי?

תשובה אפשרית לכך – 'ניהול המשכיות עסקית'. ה-BCM (= Business Continuity Management) היא תורה ניהולית המתמקדת במתן כלים המאפשרים התאוששות מהירה לאחר 'אסון' וחזרה לתפקוד.

כיצד מטמיעים BCM?

ראשית יש להכיר היטב את הארגון – איך הוא פועל, מי הלקוחות והספקים שלו, לאילו סיכונים הוא חשוף וגם לאלו סיכויים. בשלב הבא יש לבצע ניהול סיכונים – ניתוח סיכונים בכל דרך המקובלת בארגון ובחינת ההשפעה שלהם על הארגון. פה זה גם המקום להבהיר שניתוח סיכונים וניהול סיכונים אינם זהים ל-BCM ולא יכולים להחליף תוכנית עסקית מלאה אלא הם מהווים חלק מה-BCM.

בהמשך לניתוח הסיכונים, או כבר במקביל, אפשר להתחיל להכין תרחישי אסון ותוכנית להתמודדות איתם. בבניית תוכנית התאוששות מתאימה לצרכים יש לקחת בחשבון את כל הגורמים הקשורים – בעלי תפקידים בניהול האירוע בתוך ומחוץ לארגון, מצב הלקוחות ומצב הספקים, אמצעים פיזיים קיימים ונדרשים, אמצעים טכנולוגים ומחשובים זמינים ונדרשים, רגולציות (שאף פעם לא מפסיקות לתפקד…), אמצעי תקשורת וגורמים אחרים.

יש לי תוכנית, אז עכשיו נחים?

כדברי המשורר – חלודה לא הולכת לישון, אז גם אתם לא. את התוכנית צריך להמשיך לתקף, על ידי תרגול, למידה ושיפור, וכן זה לא סתם נשמע לכם מוכר – PDCA. ואם כבר קלישאות – צריך לקחת בחשבון שהעולם ממשיך להשתנות ואיומים נעלמים וחדשים מופיעים ויחד איתם גם ההזדמנויות, את התוכניות צריך לעדכן, לפעמים צריך לגנוז תוכניות ישנות ולהכין תוכניות חדשות.

האם זה לא גדול עלינו?

לא, זה מתאים לכל אחד– את הפעילות מתאימים לגודל הארגון, גם ארגון של 5 אנשים יכול להכין את עצמו לעתיד לא ברור, התוכנית כמובן תהיה מצומצמת בהרבה מזו של ארגון בינלאומי המעסיק אלפי עובדים.

ניתן לאמץ מודל של תוכנית מודלרית – אוסף של תוכניות קצרות להתמודדות עם נושא אחד בלבד ובהתרחש האירוע ל'אסוף' את התוכניות הנקודתיות המתאימות כדי ליצור תוכנית כוללת מתאימה לאירוע. היתרון של תוכנית מודלרית הוא בגמישות שלה הן מבחינת יכולתה להתאים את גודל ההכנה לגודל האירוע ולגודל הארגון והן מבחינת קלות ההכנה והעדכון שלה.

נכתב ע"י: תמר וקסלר

כתבות נוספות בנושא מערכות איכות נא ללחוץ כאן