אתם יודעים איך זה – סוף שנה מתקרב וזה אומר שעתו הגדולה של…. סקר הנהלה!

אין ספק, זוהי שעתם הגדולה של מנהלי האיכות, האוסקר של עולם ה-ISO, להוציא את הנצנצים, הזוהר, את הסיכוי לחטוף סטירה מוויל סמית’. המפגש, הידוע בשם סקר הנהלה נדרש, באופן כזה או אחר, על ידי כל התקנים והרגולציה של מערכות ניהול, הוא גם המקום בו בירוקרטיה פוגשת קומדיה.

כמי שערכו איזה סקר או שניים, גיבשנו ב”מילוא” 20 המלצות שיעזרו לכם לעבור את סקר ההנהלה בשלום.

1. הכינותי מראש – הכינו את המשתתפים מראש לתהליך. למשל, דוא”ל עם הסברים, פגישות מקדימות, טיזר בישיבת הנהלה.

2. מיקום, מיקום ושוב מיקום – למה שלא תעשו את הסקר במקום אחר, מסעדה או חדר ישיבות מחוץ לארגון. שינוי האווירה “פותח” את הראש, ומשפר את שיתוף הפעולה ואת הקשב.

3. קחו “פסק זמן” – או מקופלת או טורטית, אם זה הקטע שלכם; הלא ידוע ששוקולד מעורר ומשפר מצב רוח. מעבר לכך, זהו מסר שסקר ההנהלה הוא ההזדמנות לצאת מהיומיום ולחשוב על שיפור ועל העתיד.

4. ארבע קושיות, או יותר – לא כולם מבינים מה זה “מחזיקי ענין” – השאירו זמן לשאלות ולהבהרות. אפשר בסוף כל נושא, אם אתם מאורגנים, או, מתי שבא למשתתפים, אם אתם ספונטנים, כך תיצרו דיון ער ואפקטיבי.

5. זכרו את דמינג – “כולם אחראים לאיכות” – תנו לבעלי התהליך להציג את מרכולתם – את הנתונים והמדדים שלהם. סקר ההנהלה הוא לא “של מנהל האיכות”.

6.  קהל מעודדים – נכון, סקר הנהלה, כשמו כן הוא, הוא של ההנהלה. אבל, זה לא אומר שאי אפשר להזמין עוד  אנשים לסקר. זוכרים? האיכות היא של כולם, ובכלל הם יוכלו להרחיב ולהסביר היכן שצריך. 

7. כסף מסובב את העולם – ההנהלה מדברת כסף: קל להבין נתונים ומדדים בעלי ערך כספי, במיוחד שהם מצביעים על ירידה בהוצאות ועליה בהכנסות. 

8. תמונה שווה 100 מילים – במקום 30 משפטים הציגו גרף אחד, במקום 4 שקפים עם תיאור התקלה הציגו תמונה, גם סרטון הולך. היום זה קל מתמיד – AI אתם יודעים.

9. סיכונים או – שוב הצלתי את העולם – הקטסטרופה ארבה כבר מעבר לפינה, אבל, בזכות ה-PDCA היא נמנעה! שוב הצלנו את המצב. אלו הדברים שמעניינים מנהלים. עודדו כל מנהל להציג את הסיכונים בתחומו ואת הפעולות לניהולם.

10. אתם לא עובדים בנת”ע – כן, יש דבר כזה “לחפור” יותר מידי. התמקדו בעיקר, טייבו ודייקו את הנתונים וסננו מידע שלא מתאים להצגה ברמת ההנהלה . אחדו שקפים ומידע, ועדיף, להציג מסקנות ולא נתונים גולמיים.

11. עמידה בדרישות –  אין מה לעשות, הסקר נדרש כאמור על ידי התקנים השונים. וודאו שכל המידע הדרוש על פי התקנים – אכן נמצא במצגת.

12. אל תקראו לילד בשמו  – הכל עניין של מיתוג – לא חייבים לקרא לזה “סקר הנהלה” אפשר גם “ישיבת הנהלה”, “סיכום שנה ותוכניות עבודה”, “רפלקציה ניהולית”, אחרי הכל, מה שחשוב זה התוכן.

13. עוד פעם סקר הנהלה? – כפי שכולם יודעים – אין בתקנים הגדרה לתדירות הנדרשת לסקר הנהלה הדרישה היא “תקופתית”. אולי בארגון שלכם מתאים יותר לעשות מפגש פעם בשלוש שנים וביתר הזמן לכתוב דו”ח סקר הנהלה.

14. הסקר הוא תבנית נוף מולדתו – קיבעו סדר קבוע להצגת הנושאים, והיצמדו לתבנית זו בכל סקר. כך גם תייעלו מאד את ההכנות לסקר וגם המשתתפים ידעו למה לצפות.

15. דור הטיק-טוק –  עוד לא נולד האדם שאמרו לו שישיבה תמשך שעה ולא שלוש שעות והוא פרץ במחאות אלימות. גם אם יש לכם 20 תקנים (אתם בסדר?) אין צורך שסקר הנהלה ימשך יותר משעה וחצי.

16. דעו מהיכן באתם ולאן אתם הולכים –  בדקו (שוב) את המצגת שלא נפלו בה טעויות, ושכל האנימציות פועלות כמו שצריך. ודאו שאתם מכירים את הנושאים אותם אתם מציגים ושיש לכם ידע ויכולת לענות גם על השאלות הקשות יותר. ואם רלוונטי, וודאו שגם שותפיכם להצגה יודעים מה מתי ואיך הם מציגים.

17. אל תגמרו בלא כלום – מתוך סקר ההנהלה צריכות לצאת התפוקות המצוינות בתקנים. פעלו לקיום דיון שבסופו יתקבלו החלטות ישימות  לשיפור בארגון. למיטיבי לכת – ודאו שיש קשר בין ההחלטות לבין יעדי האיכות והארגון. 

18. מהחלטה לתוכניות העבודה – שלבו כל החלטה לביצוע, הצעה לשיפור או פעולות לעמידה במדדים הארגוניים שהתקבלו בסקר בתוכניות העבודה של החברה או בכל שיטה אחרת לניהול מעקב אחר היישום. אל תשכחו לסגור את הקצוות, לוודא ביצוע ואפקטיביות של הביצוע. 

19. הגודל לא קובע – סקר הנהלה אפשר לקיים גם בארגונים קטנים, אפילו בארגון “של אדם אחד”. בצעו את ההתאמות הנדרשות וקבעו אופן הצגה שיתאים לכם, לא חייבים מצגת.

20. עצת הזהב! אל תהססו להתייעץ, עם מומחים בני 20 שנות ניסיון (רמז: אנחנו במילוא), על איך לעשות סקר הנהלה ולהישאר בחיים. 

נכתב ע”י: נופר מצויינים ותמר וקסלר